Preservação, acesso e continuidade da memória documental

A preservação digital constitui uma das frentes de atuação do Núcleo de Pesquisa, Ensino e Extensão em História e Memória (NUPEM), vinculado à Universidade Federal do Piauí (UFPI). Suas atividades compreendem a identificação, o tratamento, a digitalização, a organização e a disponibilização de documentos históricos, com o propósito de ampliar as condições de acesso às fontes e contribuir para a preservação do patrimônio documental do Piauí.

O trabalho desenvolvido pelo NUPEM articula os princípios da História e da Arquivologia, com atenção à proveniência dos documentos, à manutenção de seus contextos de produção, à integridade dos registros e às condições necessárias à sua consulta ao longo do tempo.

A digitalização integra esse processo, mas não se confunde com a preservação digital. Enquanto a primeira permite a produção de representantes digitais dos documentos, a segunda exige procedimentos de gestão, armazenamento, controle de integridade, documentação e planejamento destinados à continuidade do acesso à informação.

Tratamento e digitalização dos acervos

As atividades de tratamento documental compreendem diferentes etapas, definidas conforme as características, as condições de conservação e as necessidades de cada conjunto documental.

Entre os procedimentos que orientam esse trabalho, destacam-se:

Identificação dos fundos, coleções e conjuntos documentais

Diagnóstico das condições de conservação dos documentos

Higienização e preparação dos materiais para digitalização

Captura digital e controle de qualidade das imagens

Organização e identificação dos arquivos digitais

Produção de instrumentos de pesquisa e descrição documental

Definição de procedimentos para armazenamento, segurança e preservação dos arquivos digitais

Disponibilização dos documentos para consulta pública, conforme as condições legais e institucionais de acesso

Os procedimentos adotados pelo NUPEM fundamentam-se nos princípios da Arquivologia, da conservação preventiva e da preservação digital, com atenção à proveniência, à organicidade e à integridade dos conjuntos documentais. Sua definição considera as características dos suportes, o estado de conservação dos documentos, os requisitos técnicos de reprodução e as relações entre os registros, seus produtores e as instituições responsáveis por sua custódia.

A aplicação desses princípios orienta as etapas de tratamento documental, digitalização, descrição, organização e armazenamento dos arquivos digitais, com critérios destinados à preservação da autenticidade, à manutenção dos contextos de produção e à recuperação das informações. Essas diretrizes também fundamentam as condições de acesso e difusão dos acervos, de modo a conciliar a proteção dos documentos originais com sua disponibilização para a pesquisa, o ensino e a sociedade.

Documentos normativos e referências técnicas

As atividades do NUPEM têm como referências normativas e técnicas:

Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991: dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.
Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011: regula o acesso à informação.
Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018: Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).
Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020: estabelece técnicas e requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, nos casos abrangidos por sua regulamentação.
Resolução CONARQ nº 31, de 28 de abril de 2010: dispõe sobre a adoção das Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes.
Resolução CONARQ nº 43, de 4 de setembro de 2015: estabelece diretrizes para a implementação de Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis (RDC-Arq).
Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE): estabelece diretrizes para a descrição de documentos arquivísticos.
Modelo de referência OAIS (ISO 14721): apresenta conceitos e responsabilidades relacionados à preservação de informações digitais em longo prazo.

Essas referências subsidiam a definição dos procedimentos institucionais, respeitadas as condições de aplicação de cada norma e as especificidades dos acervos.

Compromisso com a preservação

O NUPEM reconhece a preservação digital como uma responsabilidade institucional contínua, que ultrapassa a produção de imagens e a publicação de documentos na internet.

Sua atuação busca articular preservação física, gestão de documentos digitais, descrição arquivística e acesso público, em consonância com as orientações do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e com os princípios que regem a proteção do patrimônio documental. Por meio dessas atividades, o Núcleo contribui para a permanência, a consulta e a utilização das fontes históricas pelas gerações presentes e futuras.